jobb office manager

Join our team as our Office Manager/VD-Assistant

We are on the hunt for an office manager to join our team. Since we communicate in Swedish among ourselves, the following job description is also in Swedish. If you’re interested in the information in English, please feel free to contact us at any time.

 

Vi söker en Office Manager/ VD Assistent till vår byrå!

Titel: Office Manager / VD Assistent

Rapporterar till: CFO, Business Administration

Välkommen till PS Occasion. Vi är den stora lilla byrån. Vi är Sveriges ledande brand experience-byrå, samtidigt som vi är medarbetsstyrda med en familjär känsla. Vi letar efter någon som passar in i vår växande familj.

Är du driven, nyfiken och lösningsorienterad?
Vi söker en person som vill arbeta i en kombinerad roll som Office Manager och VD Assistent. Uppdelningen av rollen kan komma att skifta över tid men just nu är behovet ca 50/50. Du kommer att tillhöra Business Administration-avdelningen där HR, ekonomi, IT och facility jobbar nära varandra och har ett gemensamt ansvar över organisationens välmående.

Du kommer att ha mycket ansvar, men också mycket stöd från dina kollegor.

 

Huvudsakliga uppgifter:


Office Manager

  • Bemanna receptionen, ta hand om gäster
  • Övergripande ansvar för lokalerna, skapa och upprätthålla en trivsam miljö för alla
  • Vara delaktig i vår on-boarding process av nya medarbetare
  • Ansvara för frukost vid byråmöten
  • Ansvar för inköp till kontoret
  • Kontakt med hyresvärd, städföretag och övriga leverantörer
  • Inköp och uppdukning av luncher/fika
  • Enklare IT-uppgifter
  • Assistera ekonomiavdelningen vid behov


VD Assistent

  • Behjälplig vid bokning av lokaler, restauranger, resor och hotell
  • Assistera vid byråmöten – förbereda och ta fram presentationer, ansvara för teknik vid möten, föra anteckningar.
  • Utläggshantering
  • Behjälplig vid/organisera interna konferenser och AW’s
  • Behjälplig i projekt vid behov
  • Inköp
  • Assistera övriga i ledningen vid behov


Egenskaper vi söker:

  • Serviceminded
  • Lösningsorienterad
  • Positiv/trevlig
  • Initiativtagande
  • Kommunikativ


Ansökan:
 

Maila din ansökan till vår CFO Pia Möller på pia.moller@psoccasion.se
Urval och intervjuer sker löpande.  


Om oss:
 
PS Occasion jobbar med många av Sveriges största varumärken med både kampanjer, sändningar och fysiska möten.  Hos oss kommer du vara en del av vår familj som både jobbar hårt och har det roligt tillsammans. Vi har dessutom ett stort fokus på hållbarhet och arbetar tillsammans med våra kunder för att driva en hållbar utveckling i alla våra projekt. 

Det är en varierad arbetsplats med många spännande projekt och en härlig stämning. Vi hoppas att höra från dig!